Skip to content
Diagnostic des sites peu performants

Diagnostic des sites peu performants – Meilleures pratiques

Il n’est pas surprenant que les sites peu performants puissent causer des délais significatifs dans l’atteinte des cibles cruciales, des échéances et des objectifs d’une étude. Le déroulement d’essais cliniques réussis et le développement de nouvelles thérapies ne sont pas possibles sans la collaboration des sites de recherche clinique. À ce titre, puisqu’il est responsable d’appliquer le protocole et qu’il est le premier point de contact avec les patients, le personnel du site a un impact direct sur le succès ou l’échet d’un essai clinique.

Les sites peu performants sont souvent perçus comme étant ceux qui recrutent peu. Toutefois, lorsque l’on adopte un point de vue préventif et une approche plus proactive, ce terme désigne aussi les sites qui présentent divers problèmes tels que la difficulté à communiquer, le manque d’engagement, les délais dans les réactions aux problèmes ou la piètre qualité des données.

Chacun de ces problèmes peut compromettre l’intégrité des données ou la protection des patients, causant ainsi des écueils potentiels pour l’ensemble de l’étude. Étant donné l’ampleur de cet impact, sachez qu’avec une bonne approche, un encadrement adéquat et des actions appropriées, les sites peu performants peuvent se redresser promptement et contribuer à l’ensemble de l’étude.

Dès le départ – Choisissez les bons sites !

Votre impact sur les chances de succès de vos sites débute dès les premières étapes de sélection des sites. Depuis le premier point de contact et pendant l’activation de chaque site, il est important de définir clairement les attentes afin d’évaluer correctement le personnel, les ressources, l’intérêt et l’expertise du site, de même que l’accès aux populations de patients. Les discussions franches menées avec les sites pendant ce processus permettent au personnel du site et au CRA de déterminer si le protocole convient réellement au site. Cela réduit le risque de déceptions futures et évite de gaspiller du temps et de l’argent précieux en sélectionnant initialement des sites inappropriés pour votre étude.

Chez Scimega, la sélection des sites est effectuée à l’aide du Programme de faisabilité inversée MC de Scimega, un programme conçu pour jumeler rapidement les intérêts scientifiques spécifiques et les besoins des patients des principaux sites de recherche canadiens avec le protocole d’étude et les objectifs de recherche. Nous entretenons des relations de longue date avec des centres de cancérologie de partout au Canada et nous pouvons identifier rapidement les meilleurs recruteurs dans chaque secteur spécifique. Dès les premiers moments, Scimega utilise sa méthodologie et son expérience pour identifier promptement les sites qui conviennent le mieux à votre étude en fonction de leur performance passée, de leurs intérêts actuels et de leur expertise.

Posez les bonnes questions

Pour diagnostiquer les problèmes de performance d’un site, la première étape consiste non seulement à identifier le problème, mais aussi à déterminer sa cause sous-jacente. Pour ce faire, il est essentiel de poser les bonnes questions. Par exemple, si un site performe peu en raison de son faible recrutement, il ne suffit pas de demander au site de recruter plus de patients. Pour être efficace, le CRA doit rechercher la cause du problème via un processus d’enquête collaboratif qui vise à identifier les raisons potentielles du recrutement inadéquat : Certains des critères d’admissibilité sont-ils trop restrictifs, et si oui, lesquels et pourquoi ? Existe-t-il de nouvelles études concurrentes ? Les normes de soins ont-elles changé ? Les CRA de Scimega sont formés pour identifier le « pourquoi » et trouver la cause fondamentale des problèmes dans un contexte de collaboration avec le personnel du site. Cela permet aux CRA de Scimega d’être mieux équipés pour offrir aux sites le support dont ils ont besoin pour maintenir le cap, que ce soit en suggérant un plan de recrutement, en simplifiant la communication ou en aidant davantage à répondre aux requêtes.

La clé est de poser les bonnes questions de manière collaborative afin d’obtenir des réponses pertinentes qui mettent en lumière la cause fondamentale des problèmes de sous-performance. L’écoute efficace et les actions appropriées permettent de reprendre rapidement la bonne voie.

Mettez l’équipe du site à contribution

Les équipes des sites de recherche sont des trésors d’idées et d’observations. Une fois qu’un problème a été identifié et que sa cause a été déterminée, les observations fournies par le personnel du site dans différents rôles sont extrêmement précieuses et elles peuvent même mener à des changements qui bénéficieront à l’ensemble de l’étude.

Lorsque les observations du site sont prises en compte et qu’elles sont transmises au besoin au personnel du promoteur, le personnel du site se sent responsable et partie prenante de l’étude. Cette approche aide également à développer la confiance entre l’équipe du site et le CRA. Cette approche collaborative dans les relations avec le personnel des sites établit un climat de confort et de confiance qui incite à discuter des problèmes petits et grands. Et cela permet au CRA de passer rapidement aux solutions, ce qui accroît la confiance des sites dans l’étude et renforce la relation entre le CRA et l’équipe du site.

Les discussions relatives à la sous-performance ne doivent jamais pointer du doigt. Elles doivent plutôt porter sur les améliorations futures qui permettront de maintenir ou d’améliorer des relations de travail productives avec les sites, le promoteur et ultimement, les patients qu’ils desservent.

Il n’existe pas de solution universelle

Chaque site fonctionne différemment. Un problème similaire dans deux sites différents doit souvent être abordé et réglé différemment selon le personnel et les manières de fonctionner dans chaque site.

En sachant qui contacter et comment adapter la communication à chacun, le CRA peut adapter son approche afin d’atteindre rapidement une solution avec un minimum de conflit, et ce en évitant de surtaxer indûment le personnel du site.

Le CRA qui comprend les politiques et procédures spécifiques à chaque site est le mieux positionné pour identifier les problèmes dès qu’ils surviennent et suggérer des solutions qui respectent les politiques spécifiques de chaque site.

Choisissez le bon partenaire

Pour transformer un site sous-performant en un site productif et engagé, il faut le bon encadrement. Le recours à un ORC de surveillance qui possède une équipe motivée de CRA spécialisés dans leur domaine et expérimentés dans la gestion de sites peut contribuer au succès de votre essai clinique.

L’équipe de Scimega affiche régulièrement des temps de démarrage d’essais cliniques 50 % plus rapides que la moyenne nord-américaine, et ses sites d’étude figurent souvent parmi les meilleurs recruteurs pour les études mondiales en oncologie. Les sites canadiens motivés sélectionnés par Scimega ont atteint des résultats d’inscription du premier patient qui ont surpassé ses propres objectifs de performance clés de 6 semaines en 2021, et plus de 90 % des sites actifs ont recruté des participants.

Dans une grande mesure, la capacité future du secteur de plus en plus complexe des essais cliniques de mettre en marché de nouveaux produits repose sur la capacité des promoteurs, des ORC et de leur réseau de sites à travailler ensemble encore plus efficacement. Toutes les parties bénéficient ainsi d’un partenariat solide basé sur la convergence des objectifs et des cerveaux pour atteindre des résultats favorables pour le promoteur, l’ORC et les sites et patients qu’ils desservent.

  Contribution de : Sarah Young, CCRP, associée principale à la recherche clinique

Back To Top
Rechercher