Renseignements que nous recueillons
Nous pouvons recueillir vos « Renseignements personnels » de plusieurs façons. Les renseignements recueillis peuvent inclure :
- Tout renseignement qui peut être lié directement ou indirectement à une personne identifiable lorsqu’il est utilisé seul ou en combinaison avec d’autres renseignements et qui est protégé par les lois sur la protection de la vie privée applicables. Cela inclut les renseignements de fait ou subjectifs, enregistrés ou non. Ces renseignements peuvent inclure les coordonnées de nos partenaires commerciaux (y compris, sans s’y limiter, le nom, le titre, les coordonnées, l’expérience de travail, les qualifications, les publications, les curriculums vitæ, les antécédents scolaires, les données de performance, les installations, les capacités du personnel et tous autres renseignements similaires liés à votre emploi ou votre profession), tout numéro d’identification ou symbole assigné, la correspondance privée ou confidentielle envoyée à une institution gouvernementale, selon le cas.
- Données de sondages : Si vous choisissez de participer à l’un de nos sondages ou l’une de nos initiatives de recherche, nous collectons vos réponses et utilisons ces renseignements et résultats de sondages pour mieux comprendre nos clients et nos partenaires commerciaux et ajuster notre gamme de services.
- Données dérivées / de navigation : Les renseignements recueillis automatiquement par notre serveur lorsque vous accédez à notre site, comme votre adresse IP, votre type de navigateur, votre système d’opération, votre temps d’accès, les pages que vous avez consultées immédiatement avant et après avoir accédé à notre site web.
- Données professionnelles : Lorsque vous postulez un emploi auprès de Scimega, nous recueillons les données d’emploi soumises, y compris votre nom, vos coordonnées et votre curriculum vitæ.
Pourquoi nous recueillons des renseignements
Nous recueillons les Renseignements personnels liés à l’exercice de nos activités afin d’assurer le bon déroulement de nos essais cliniques en conformité avec les services que nous fournissons à nos clients et dans le respect des normes de bonnes pratiques cliniques et des exigences des organismes de réglementation.
Nous recueillons aussi des Renseignements personnels à des fins administratives et commerciales, y compris la divulgation à des représentants du Commanditaire / de Scimega pour fins de gestion d’essais cliniques (par exemple, l’audit et la surveillance d’un essai) et pour identifier des investigateurs pour nos essais cliniques et autres projets futurs pour lesquels le Commanditaire / Scimega pourrait demander la collaboration de professionnels de la santé dans des spécialités spécifiques (par exemple pour les comités consultatifs ou d’autres réunions scientifiques).
Les autres motifs pour la collecte de Renseignements personnels peuvent inclure certaines procédures internes pour le compte de nos clients, de nos sites d’investigation ou des organismes de réglementation. La divulgation de ces Renseignements personnels pourrait inclure le transfert à certains organismes de réglementation ou à des clients, et ce en conformité avec nos ententes respectives avec eux, avec vous et avec votre organisation et dans le respect des lois applicables.
Des Renseignements personnels (tels que le nom et l’emplacement du site) peuvent être inclus dans les résultats de certains essais cliniques que nous menons. La Food and Drug Administration Amendments Act de 2007 (FDAAA) exige que la « Partie responsable » de certains essais cliniques s’enregistre et soumette les résultats à la base de données ClinicalTrials.gov.
Responsable de la protection des données
Scimega Recherche a désigné un Responsable de la protection des données, tel qu’exigé par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada, Annexe 1 – Principes énoncés dans la norme nationale du Canada intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSAQ830- 96, paragraphe 4.1 Premier principe – Responsabilité. Le PDG de Scimega est désigné Responsable de la protection des données.
Tout employé de Scimega qui prend connaissance d’une atteinte potentielle ou réelle à la vie privée doit aviser le Responsable de la protection des données le plus rapidement possible, et au plus tard dans les 24 heures. Les parties concernées seront avisées de l’infraction et des mesures que nous avons prises. Les employés de Scimega doivent respecter le processus d’actions correctives ou préventives interne de Scimega relativement à tout incident d’atteinte à la vie privée dont ils prennent connaissance.
Comment nous recueillons les renseignements
Scimega collecte seulement des Renseignements personnels auprès de personnes et de partenaires consentants (clients, personnel des sites d’investigation, fournisseurs) en lien avec ses activités commerciales. Lorsque l’autre partie fournit volontairement des Renseignements personnels à Scimega, elle consent librement à partager ces renseignements avec Scimega et les Renseignements personnels recueillis sont alors régis par la présente Politique.
Scimega est déterminée à protéger la vie privée des personnes qui visitent son site web et celle de ses partenaires, clients et employés. Scimega ne collecte, n’échange, ne vend, ne divulgue, ne partage et ne transfère pas vos Renseignements personnels pour utilisation par toute entreprise extérieure à Scimega sans votre consentement, ni sous toute forme autre que ce qui vous a été divulgué au moment de la collecte des renseignements, à moins que cela ne soit permis ou exigé par la loi.
Scimega ne détient et ne gère pas de site web transactionnel. Lorsque vous visitez le site web de Scimega pour demander ou consulter des renseignements, il est possible que l’on vous demande de fournir des Renseignements personnels. En fournissant des Renseignements personnels à Scimega via son site web, vous acceptez les modalités de la présente Politique et acceptez de recevoir des communications de Scimega.
Les énoncés suivants décrivent les pratiques de collecte et de dissémination des renseignements de notre site web :
- Nous utilisons votre adresse IP pour diagnostiquer les problèmes de notre serveur et pour gérer notre site web.
- Nous utilisons les adresses IP pour analyser les tendances, gérer le site, suivre les mouvements des utilisateurs et recueillir des informations démographiques générales pour un usage global. Les adresses IP ne sont pas liées aux renseignements permettant d’identifier une personne.
- Nous ne partageons aucun Renseignement personnel avec des tiers et n’utilisons aucun Renseignement personnel à des fins autres que de fournir les informations ou le support technique demandés par nos clients ou les visiteurs de notre site web.
- Ce site peut contenir des liens vers d’autres sites. Scimega Recherche n’est pas responsable des pratiques de confidentialité ni du contenu de tels sites web.
- Ce site a mis en place des mesures de sécurité pour prévenir la perte, le mauvais usage et l’altération des renseignements sous notre contrôle.
- Scimega est l’unique propriétaire des renseignements collectés sur notre site web.
Retrait du consentement
Si vous nous fournissez des Renseignements personnels, vous avez le droit de demander comment vos Renseignements personnels sont traités et conservés par Scimega ; d’examiner les Renseignements personnels que vous nous avez fournis ; de corriger toute erreur ou de mettre à jour ces renseignements. Vous avez aussi le droit de demander à Scimega de supprimer vos Renseignements personnels de ses dossiers ou de vous soustraire à toute communication future de Scimega.
Si vous recevez des communications de marketing, vous pouvez vous désabonner en cliquant sur le lien « se désabonner » dans le bas de nos courriels ou en nous contactant directement tel que décrit ci-après. Les clients ne peuvent pas se désabonner des courriels transactionnels liés à leur compte chez nous.
Vous pouvez aussi contacter le Responsable de la protection des données de Scimega à tout moment pour des questions relatives à vos droits en vertu de la présente Politique.
Pour vous prévaloir de l’un ou l’autre de ces droits, veuillez nous contacter par courriel à l’adresse privacy@scimega.com ou par la poste, Scimega Recherche, 3055, boul. Saint-Martin Ouest, suite T500, bureau 5123, Laval, Québec, H7T 0J3 À l’attention de : Responsable de la protection des données. Nous répondrons promptement à vos demandes de changement, correction ou suppression de vos Renseignements personnels ou changement de service, mais dans tous les cas dans les 30 jours ouvrables qui suivent la réception de votre demande.
Respect de notre Politique de confidentialité
Nous utilisons les renseignements que nous recueillons en conformité avec la présente Politique. Nous signons des ententes avec tous nos partenaires et employés, ce qui oblige toutes les parties à se conformer à la présente Politique.
Après l’adoption de cette Politique, Scimega effectue une vérification de conformité annuelle pour s’assurer de respecter la réglementation canadienne en matière de protection de la vie privée tel que prévu dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada – Principes.
Utilisation des Renseignements personnels
Nous ne collectons pas plus de Renseignements personnels que nécessaire pour fournir nos Services. Nous utilisons vos Renseignements personnels uniquement aux fins spécifiées dans la présente Politique, et ce conformément à tout accord en vigueur.
Dans le cadre des activités commerciales de Scimega, nous pourrions obtenir de nos partenaires (clients, sites d’investigation, fournisseurs) des Renseignements personnels tels que (sans s’y limiter) des noms, des titres, des coordonnées, des curriculums vitæ et d’autres informations pour mener nos activités pertinentes à nos mandats. Scimega collectera, conservera, utilisera et divulguera ces renseignements conformément à nos ententes respectives avec chaque partenaire et dans le respect de la présente Politique et des lois applicables.
Nous partageons également certains renseignements avec des fournisseurs de service qui exécutent des fonctions ou services pour notre compte dans le cadre de nos opérations commerciales, y compris la protection et la sécurisation de nos systèmes et services.
En plus des usages identifiés ailleurs dans la présente Politique, nous pourrions utiliser vos Renseignements personnels pour vous transmettre des informations que nous jugeons être d’intérêt pour vous via des publications, courriels ou autres méthodes ; ou vous envoyer des communications de marketing afférentes à nos activités.
En cas de vérifications ou d’inspections par un tiers, la partie tierce qui mène la vérification ou l’inspection sera avisée et devra respecter le fait que les documents disponibles pendant la vérification ou l’inspection sont couverts par des droits d’auteurs appartenant à Scimega ou à nos partenaires et que ces documents sont partagés uniquement à des fins de consultation. Ils ne doivent pas être reproduits, sauvegardés, imprimés ni distribués sans l’accord de Scimega et de toute autre partie concernée.
Dans le contexte de nos activités de gestion d’essais cliniques, Scimega ne conserve pas les renseignements qui pourraient lui permettre d’identifier directement les sujets d’études.
Scimega ne vend et ne loue pas à des tiers les Renseignements personnels de ses partenaires ou employés.
Scimega ne collecte et ne conserve pas sur son site web si sur ses systèmes les renseignements de personnes identifiées comme étant âgées de moins de 13 ans, et aucune partie de nos activités ou de notre site web n’est structurée de manière à attirer toute personne de moins de 13 ans.
À l’occasion, nous publions sur notre site web des témoignages et commentaires de clients / partenaires qui peuvent contenir des Renseignements personnels. Nous obtenons le consentement de chaque client par courriel avant de publier son nom et son témoignage.
Si une carrière auprès de Scimega vous intéresse et que vous choisissez de nous envoyer votre curriculum vitæ par courriel, nous conserverons et utiliserons les renseignements contenus dans votre curriculum vitæ uniquement à des fins de recrutement. Nous pourrions aussi conserver certains de vos renseignements pendant une période raisonnable à des fins de considération pour des postes futurs.
Si vous êtes un employé ou ancien employé de Scimega, nous collecterons, utiliserons, conserverons et divulguerons vos Renseignements personnels conformément à votre contrat de travail avec nous et dans le respect des lois canadiennes et québécoises ou de toute inspection gouvernementale. Scimega ne fournit pas de recommandations d’emploi à des tiers relativement à tout employé. Dans le cas des anciens employés, nous fournissons une vérification d’emploi à d’autres employeurs uniquement sur demande écrite d’un ancien employé ou d’un employé actuel.
Dans certains cas spécifiques pendant le déroulement d’un essai clinique que nous gérons, nous pourrions transférer des Renseignements personnels vers les États-Unis ou une autre partie du monde, selon les exigences de l’essai et les contrats de services conclus précédemment avec nos partenaires.
Si cela s’avérait nécessaire pour le déroulement d’un essai clinique et la livraison de nos services, des Renseignements personnels pourraient être transférés et traités dans d’autres pays, y compris, sans s’y limiter, le transfert de Renseignements personnels aux États-Unis, ou à des tiers, y compris d’autres sociétés affiliées au Commanditaire / à Scimega sous forme de groupe ou à titre de conseillers (tels que des laboratoires centraux externes, des centres d’imagerie, des IVRS (service vocal accessible par téléphone), d’autres sociétés pharmaceutiques ou ORC qui participent à l’essai, etc.), de même qu’à certains organismes de réglementation et à des registres publics publiés sur l’Internet (comme clinicaltrials.gov), tel que requis par les lois applicables. Vous serez toujours informé de cette exigence avant notre participation à l’essai spécifique concerné et vous aurez le droit de refuser de participer / collaborer à cet essai et de partager vos Renseignements personnels. Cette Politique s’applique même si nous transférons des Renseignements personnels vers des pays extérieurs au Canada.
Si Scimega prenait part à une fusion, acquisition ou vente de la totalité ou d’une partie de ses actifs, vos Renseignements personnels pourraient être transférés à la personne ou entité acquéreuse et vous seriez alors avisé par courriel ou par un avis affiché en évidence sur notre site web de tout changement de propriété ou de l’utilisation de vos Renseignements personnels ainsi que de tout choix qui vous est offert relativement à vos Renseignements personnels.
Sécurité de vos Renseignements personnels
Tous vos Renseignements personnels demeurent privés et confidentiels. La sécurité de vos Renseignements personnels est importante pour Scimega. Nous utilisons une variété de technologies et procédures de sécurité pour aider à protéger vos Renseignements personnels contre un accès, une utilisation ou une divulgation non autorisé. Nous sécurisons les Renseignements personnels que vous fournissez sur nos systèmes dans un environnement sécuritaire et contrôlé qui est protégé contre les accès, usages et divulgations non autorisés. Le cas échéant, les renseignements sont protégés par cryptage et par un autre protocole de sécurité que nous testons périodiquement. Toutefois, aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n’est 100 % sécuritaire. Par conséquent, nous ne pouvons pas garantir la sécurité absolue.
Si vous avez des questions à propos de la sécurité sur notre site web, sur nos systèmes ou sur la sécurité de nos activités, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@scimega.com.
Forums publics
Nous publions régulièrement sur les forums publics tels que Linkedin. Toute information que vous choisissez de divulguer via nos forums publics peut être collectée et utilisée par des tiers. Nous corrigerons ou supprimerons toute information que vous avez publiée sur ces forums à votre demande.
Rétention des Renseignements personnels
Nous conservons les Renseignements personnels que vous nous fournissez tant que cela est requis en vertu de nos ententes avec nos clients / partenaires et dans le respect des lois canadiennes applicables et de la présente Politique. Nous supprimerons ces renseignements de nos systèmes plus rapidement sur demande, dans les limites permises par la loi.
Divulgation obligatoire
Nous nous réservons le droit d’utiliser ou de divulguer vos Renseignements personnels si cela est requis par la loi ou si nous croyons raisonnablement que ladite utilisation ou divulgation est requise pour protéger nos droits ou pour nous conformer à une loi, un ordre du tribunal ou une procédure légale. Si Scimega était tenue par la loi ou par un ordre d’un tribunal de juridiction compétente de divulguer vos renseignements, Scimega vous aviserait promptement de cette exigence pour vous permettre de prendre toute action spécifique requise.